Alternativas al Excel para gestión de empresas

Descubre qué herramientas puedes utilizar en tu empresa para sustituir Excel

Sí, sabemos que seguramente adoras Excel. Es, sin duda, la herramienta corporativa por excelencia: permite registrar datos, gestionarlos, llevar adelante la contabilidad y básicamente organizar todo tipo de tareas. Su llegada de la mano del paquete Office permitió que las empresas comenzarán a digitalizarse a finales de los ‘80. 

Sin embargo, con el boom del internet y el contexto de los últimos años, en el que los equipos se encuentran dispersos por el mapa, es preciso contar con herramientas que sean accesibles en términos de facilidad de uso y de trabajo remoto.

Algunas problemáticas que presenta Excel en cuanto a gestión empresarial son, según los usuarios, las múltiples hojas de cálculos desordenadas, la información desactualizada y, eventualmente, la dificultad para llevar una buena gestión de la empresa. Puedes encontrar más información en nuestro blog Los problemas más comunes de Excel en la gestión de empresas.

Ahora veamos cuáles son las ventajas de utilizar alternativas a Excel, que incluso ofrecen más funcionalidades, y 4 herramientas a modo de ejemplo.

Índice:

  1. Ventajas de incorporar alternativas a Excel para tu empresa
  2. 4 herramientas para gestión de empresas en línea
  3. Conclusión

Ventajas de incorporar alternativas a Excel para tu empresa

Acceso on-line

Las alternativas a Excel que descubrirás en el artículo se encuentran en la nube, por lo que no ocupan espacio de almacenamiento en tus dispositivos. Al mismo tiempo, esta es una doble ventaja, ya que todos tus empleados y compañeros de trabajo podrán acceder a un solo sitio en el que encontrarán todo lo relacionado con la empresa sin importar la hora o el lugar desde el que se conecten.

Facilidad de uso

Las herramientas y plataformas que te presentaremos como alternativas a Excel están construidas con tecnología no-code, ¿qué significa esto? Que están pensadas para que cualquier usuario las pueda aprovechar sin que posea conocimientos técnicos. Esto se traduce en plataformas muy intuitivas, en las que todo está a unos clics de distancia. Se entiende que las personas que hacen uso de ellas no son expertos en programación y necesitan poder aprovechar las funcionalidades al 100% con facilidad y rapidez.

Pequeña inversión

La mayoría de estas herramientas cuentan con varios planes de pago, suscripciones y tarifas con diferentes funcionalidades. En general, la versión básica suele ser bastante completa y de bajo coste.

Si quieres descubrir más sobre cómo funcionan las tecnologías no-code y porqué son clave para las empresas hoy, te invitamos a leer nuestro artículo No-Code: qué es, para qué sirve y cómo puedes utilizarlo en tu empresa.

4 herramientas para gestión de empresas en línea

Hoy existe un catálogo infinito de herramientas no code que te permitirán trabajar en la nube en directo y mantenerte al día con las últimas innovaciones en gestión de empresas. A continuación haremos un repaso por algunas de ellas. ¡Vamos a ello!

Hojas de cálculo de Google

Un clásico. Dentro de Google Drive, encontramos las hojas de cálculo, que se parecen mucho a Excel, con algunas funcionalidades extra, cómo por ejemplo las siguientes: 

Con el botón compartir, se puede dar acceso a múltiples usuarios y administrar sus permisos para que solo puedan ver el documento, comentarlo o editarlo. También se puede compartir un link de manera externa para que cualquiera pueda acceder al archivo.

La edición en estas hojas de cálculo es literalmente segundo a segundo, lo que permite trabajar de manera más dinámica. Además, se puede acceder a diferentes versiones del archivo, consultar quién ha hecho qué cambios (y cuando los ha hecho) y revertirlos fácilmente volviendo a una versión anterior.

Pero, ¿qué sucede si necesito enviar este documento a otro sitio? Pues basta con simplemente exportarlo en el formato deseado, que puede ser: XLSX, PDF, CSV, TXT, HTML, entre otros. Esto evita que tengamos que convertir el archivo si, por ejemplo, necesitamos cargarlo a una plataforma que requiera un formato especial.

¡Acabo de eliminar el archivo de mi vida! ¿Y ahora qué? Bueno, lo primero es revisar la papelera. Al igual que en el formato tradicional, Google Drive (sitio en el que se encuentran las hojas de cálculo de Google) cuenta con su propia papelera de reciclaje. Si el archivo no se encuentra allí, porque quizás alguna configuración ha hecho que no sea posible recuperarlo directamente, podemos contactar al soporte técnico para que nos ayude a restaurarlo. Como dice el refrán: no está todo perdido.

Visionwin

En sus propias palabras, Visionwin es “un plan contable preconfigurado”, en el que puedes acceder a asientos automáticos, contabilidad analítica y presupuestaria y presentación de impuestos. 

Se trata de un formato de plantillas de introducción automática que facilita la creación de documentos de compra/gasto y venta/ingreso.

Además, esta herramienta cuenta con informes y gráficos comparativos para poder hacer un seguimiento exhaustivo de la contabilidad de tu empresa.

e-Autónomos

Su eslogan es “Hago lo que me gusta, e-autónomos se ocupa de mis impuestos”, por lo que se trata de una herramienta pensada exclusivamente para apoyar a emprendedores y PYMES que necesitan ordenar sus finanzas y mantenerse al día con su situación fiscal.

Ofrecen un servicio muy completo: ni siquiera necesitas darte de alta como autónomo tú mismo, basta con avisarles y ellos se encargan de hacerlo y de configurar la plataforma según tu actividad. A partir de allí, podrás administrar a tus clientes, crear presupuestos y facturas, prever los impuestos en tiempo real y mantener tus libros contables actualizados permanentemente.

Zinkee

Zinkee es una herramienta integral para la gestión de empresas. ¿Qué significa esto? Que se trata de un solo sitio que reúne todos los aspectos que forman parte fundamental de la organización de un negocio. 

Se trata de una plataforma en la nube que permite gestionar proyectos, empleados y clientes desde una única aplicación. De manera que todos los equipos se encuentran en un mismo lugar y utilizando una misma herramienta facilitando así el traspaso de información, tareas y recursos, sin tener que recurrir a varias aplicaciones simultáneamente todos los días.

Algunas de las funcionalidades de Zinkee:

  • Llevar el control financiero en tiempo real.
  • Administrar diferentes niveles de accesos y permisos de usuario.
  • Asignar tareas en pos de cumplir ciertos objetivos y mantener una dinámica activa en los equipos de trabajo.
  • Acceder a un portal del empleado para que el departamento de RRHH pueda gestionar con facilidad cada perfil.
  • Llevar un control horario de la carga del personal acorde a lo estipulado por la ley y gestionar todos los documentos de la empresa en un solo lugar, con fechas y estados actualizados.

Es una solución digital muy completa para administrar tu empresa y sus procesos de forma ágil y sencilla.

Conclusión

Si bien Excel ha sido una herramienta fundamental en gestión empresarial, hoy contamos con plataformas más completas y accesibles. Las ventajas son muchas, pero 3 de ellas son, que se trata de herramientas on-line, de fácil manejo y que requieren una inversión pequeña para comenzar a aprovecharlas. Algunas son más completas que otras, pero lo importante es encontrar la que se ajuste a tus necesidades para comenzar a gestionar tu empresa de manera más eficaz y mantenerte a la vanguardia con las últimas tendencias tecnológicas.

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