Explora las limitaciones de Excel para gestionar proyectos, qué alternativas existen en el mercado y cómo implantarlas en tu organización
Como para otros muchos procesos, Excel ha sido la herramienta predilecta en muchas empresas para gestionar proyectos. Sin embargo, a medida que los proyectos se vuelven más complejos involucrando más personas y más datos, Excel presenta limitaciones. Para empresas en las que la rentabilidad de sus operaciones depende de ejecutar proyectos de manera eficiente esta limitación es crítica para su crecimiento.
En este artículo exploramos los problemas comunes que surgen al utilizar Excel y presentaremos alternativas que optimizan los procesos, mejoran la colaboración y ayudan a los equipos a alcanzar sus objetivos con mayor facilidad.
Si sólo tuviera que destacar un factor como clave para que un proyecto sea exitoso sería la colaboración oportuna y efectiva entre los participantes. Todos hemos sufrido alguna vez trabajar con Excel en equipos grandes: hojas que van de un participante a otro por correo, o que están bloqueadas para su edición porque un compañero tiene ya abiertas, o están desactualizadas y suponen un esfuerzo cotidiano de actualización manual. Estas limitaciones se acrecientan con equipos más grandes. Incluso soluciones de hojas de cálculo en la nube como Google Sheets, se muestran limitadas para dar cabida a la colaboración requerida en un proyecto.
No son soluciones diseñadas para un alto número de participantes concurrentes. Lo que genera duplicación de información, errores y falta de coordinación, afectando la eficiencia y el flujo de trabajo
Lógicas de negocio habituales en la gestión de proyectos, tales como notificar equipos, cambiar el estado de tareas, generar un nuevo presupuesto ante un cambio de alcance, etc. en una hoja de cálculo requieren manualidad, lo que nuevamente reduce la eficiencia en la gestión de proyectos. Puede ser asumible con pocos proyectos o equipos pequeños, pero es un limitante para crecer.
La gestión de proyectos es un proceso que puede ser muy intensivo en datos. Un proyecto puede tener varios presupuestos y estos a su vez multitud de partidas. Posteriormente, el número de tareas a realizar puede ser elevado así como el número de registros de imputación de horas o de gastos. Si además multiplicamos esto por varias decenas de proyectos al año, empezamos a manejar un volumen de datos que requiere una base de datos para gestionarse de manera eficaz. Manejar un volumen así en hojas de cálculo resultará con alta probabilidad en que los datos pierdan su calidad y su integridad, perjudicando los procesos que soportan. También es frecuente que algunos de estos datos sean sensibles (documentos, facturas, etc.) y requieran de unos mecanismos de seguridad que no se pueden garantizar desde una hoja de cálculo.
Un proyecto comprende multitud de procesos diferentes: documentación, planificación, control de tareas, colaboración, visión económica, facturación. Las hojas de cálculo no proporcionan todas herramientas clave necesarias para soportarlos, tales como tableros kanban, visualizaciones de gantt, gestores documentales o cuadros de mando, por lo que necesitaremos de otras herramientas para gestionar de manera integral el proyecto lo que lleva a fragmentar los datos y dificultar la gestión.
Actualmente, podemos encontrar diferentes alternativas para gestionar proyectos
¿Qué quieres conseguir? Facilitar la coordinación de actividades, mejorar la rentabilidad de los proyectos, escalar tus operaciones. Cada objetivo puede implicar necesidades diferentes.
Es crucial que evalúes los requisitos específicos de tu equipo y proyecto antes de seleccionar una herramienta. ¿Puedes modificar el modelo operativo de tu organización o necesitas una herramienta que se adapte a vosotros?
Compara las funciones de cada herramienta y selecciona aquella que mejor se ajuste a tus procesos y metodologías. Considera si la herramienta se integra bien con otros sistemas que utilizas.
La gestión de un proyecto incluye distintas fases. En función de qué queramos conseguir, la solución que busquemos deberá aportar unas funcionalidades u otras. Para garantizar la rentabilidad de un proyecto es clave mantener una visión integral de todas ellas. El enfoque de Zinkee cubre todos estos pasos:
Identifica los desafíos actuales y las áreas de mejora. Como en cualquier proyecto, es clave identificar cuál es el objetivo.
Identifica qué procesos se verán afectados y qué equipos los participan. Evalúa cómo deben funcionar esos procesos con la nueva solución. Los procesos y las personas van siempre antes que las herramientas.
Un exceso de ambición inicial es el factor que lleva muchos proyectos al fracaso. Define pasos cortos y rápidos que te permitan probar a solución y descubrir aquellos factores que no habías previsto. Además cualquier desviación sobre un paso pequeño siempre será menor.
Las herramientas son un fracaso si no sirven a las personas. Involucra al equipo desde los pasos iniciales para que la adaptación sea progresiva. Las herramientas flexibles como Zinkee facilitan que sea la solución la que se adapta a los procesos y no al revés.
Asume que la primera versión de la implementación de la herramienta no será óptima y que iterar sobre ella actuando sobre los puntos de mejora es lo que conduce a alcanzar los objetivos.
El caso de Vector Horizonte nos parece paradigmático (consulta el caso completo aquí). Vector ya era una consultora de referencia que ejecutaba cientos de proyectos al año, pero un modelo operativo basado en excel y múltiples soluciones desconectadas impedía su crecimiento. Con Zinkee, Vector ha triplicado su negocio en dos años. Una clave es que Zinkee ha permitido al equipo de Vector crecer sin comprometer su modelo de trabajo. Han incorporado nuevos equipos que trabajan de manera autónoma pero sobre los que se tiene total visibilidad.
Las soluciones micro-informáticas como Excel nos ayudan en muchas actividades cotidianas de nuestras organizaciones y son una buena alternativa en etapas iniciales de cualquier proceso. Nos dan flexibilidad, que es clave para poder iterar cualquier proceso hasta que funciona cómo queremos, un coste efectivo y son accesibles para la mayoría de profesionales, ya que un alto porcentaje tienen conocimientos suficientes de estas soluciones.
Pero en algún momento del crecimiento de una organización se convierten en un limitante. La gestión de proyectos, especialmente para las empresas cuyos ingresos provienen de facturar por ellos, son una actividad intensiva en datos y que involucra múltiples interlocutores. Las hojas de cálculo rápidamente se quedan obsoletas y para en estos casos que la ejecución de proyectos es el núcleo de las operaciones pueden llevar incluso a introducir un riesgo alto para las empresas.
Apostar por una herramienta de gestión de procesos nos va a proporcionar escalabilidad: ejecutaremos las actividades relacionadas con la ejecución de un proyecto con menos esfuerzo y riesgo por lo que podremos aumentar el número de proyectos que realizaremos.
Zinkee es una herramienta precisamente diseñada para este propósito. Ayudar a las empresas a escalar sus operaciones con un enfoque flexible, que facilite a las organizaciones mantener sus diferenciadores y su adopción por todos los equipos.
Es frecuente encontrar empresas que no conocen la rentabilidad de sus proyectos hasta que estos terminan. En el primero de esta serie de artículos exploramos cómo realizar el control económico de proyectos en base a una línea de referencia
Zinkee es la plataforma en la nube que ayuda a las empresas a que sus proyectos sean rentables
.svg)
